Довідково-інформаційні документи

Лекція.

Тема. Довідково – інформаційні документи. Протокол. Витяг з протоколу.

Мета: познайомити з оформленням протоколу, витягу з протоколу, їх реквізитами ( вступною , основною, заключною частинами), формувати вміння оформляти протокол, дотримуючись необхідних реквізитів, розвивати вміння лаконічно, чітко висловлювати думку в ході оформлення основної частини протоколу, виховувати грамотність, культуру мовлення

Обладнання: опорні конспекти

Хід заняття:

1.    Організація початку заняття.

2.    Актуалізація опорних знань:

1.    Фронтальне опитування:

-        Назвіть довідково – інформаційні документи

-        Що фіксується в протоколі?

-        Що таке витяг з протоколу?

-        Як і з якою метою він оформляється?

2.    Робота за опорним конспектом.

3.    Виклад матеріалу за планом:

1.    Протокол. класифікація протоколів.

2.    Реквізити протоколу.

3.    Витяг з  протоколу.

Література:

Шевчук С. В. Ділове мовлення. Модульний курс: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003. – С. 17 – 39.
Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003. – С. 5 – 41.
Шмидт Р.М.  Мистецтво спілкування. - М., 1992.

1. Протокол — це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.

Класифікація протоколів

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» — назва питання, хто висловився.

Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

·        витяг з протоколу — коротка форма повного протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно. Якщо хід засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Коли хід зборів, нарад, засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2. Реквізити протоколу:

1.    Назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2.    Порядковий номер протоколу;

3.    Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

4.    Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

5.    Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);

6.    Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10 —12 осіб, то вказують усіх присутніх;

7.    Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8.    Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;

9.    Текст;

10.Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11.Підписи керівника зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Розділи тексту протоколу

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили». Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається. Так само оформляється розділ «Виступили». У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції. Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому — результати голосування. Результати голосування з кожної кандидатури записуються так: 1. За Васшишина Ю. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1. Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

3. Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.

Документи підлягають завіренню.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того,  є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

Реквізити:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6. Підписи голови й секретаря

У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи.

Зразок протоколу та витягу з протоколу.

ПРОТОКОЛ № З
загальних зборів учнів профтехучилища № 17

12.11.2003

Голова зборів: Совенко В. А.
Секретар: Каніщенко Т. Б.
Присутні: директор училища Кучер Л. Д., викладачі:
Куценко А. А., Грицюта Ф. С., Севастюк Б. М., Кличко Л. С., учні.

Порядок денний:
1.    Підготовка учнів до виробничої практики.
2.    Робота з озеленення й опорядження навколишньої території.

1.    СЛУХАЛИ:
Куценко А. А. Інформація керівника виробничої практики.

ВИСТУПИЛИ:
Севастюк Б. М. вніс пропозицію поділити студентів на підгрупи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.
Грицюта Ф. С. відзначив, що до початку практики треба підготувати комп'ютерні програми.

УХВАЛИЛИ:

1 .Усім учням взяти участь у виробничій практиці.

2.    Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3.    Поділити учнів на групи й визначити час роботи на ділянці.

2. СЛУХАЛИ...

Голова зборів          (підпис)            В. А. Совенко

Секретар                 (підпис)            Т.Б. Каніщенко


Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 5
засідання кафедри української мови

18.01.2002

Присутні: завкафедри проф. Луценко А. А., доц. Коломієць Ф. С., доц. Марченко Ю. Ю., доц. Токарева А. М., ст. викл. ТкаченкоЛ. В.,асист. ШумейкоЛ. Б.,асист. Лепеха І. І..аспірант Крикун С. В.

СЛУХАЛИ:

Крикун С. В. — затвердження теми кандидатської дисертації.

УХВАЛИЛИ:

1.    Затвердити тему кандидатської дисертації аспірантки Крикун Світлани Василівни у такому формулюванні «Темпоративна синтаксема у структурі простого речення».

2.    Призначити науковим керівником проф. Луценка Анатолія Антоновича.

А. А. Луценко 1.1. Лепеха

Оригінал підписали:

Завідувач кафедри       ПІБ
Секретар                      ПІБ

Витяг уклав

Посада                                               підпис                             розшифрування